Про процессы и людей глазами очевидца

Продолжение про производительность.
Предыдущие серии: начало, часть первая, часть вторая.

Итак, вы составили список процессов или жизненных ситуаций, к которым причастны нужные роли бэк-офиса. Разбили их на этапы. Теперь пришло время первых шагов по автоматизации.

Шаг 4.
Для учёта затрат на бизнес-процесс выбирается и внедряется любая система по управлению задачами/процессами. Это может быть уже привычная для компании система (Битрикс, Jira, Trello, Райда — «задачникам» «несть числа»). С вариантами поможет член вашей команды изменений, отвечающий за технику (или консультант, если раньше опыта не было). В выбранной системе настраиваются пилотные б/п, ж/с (см.Шаг 2) в самом простом виде (см. Шаг 3).

Поскольку процессов выбрано немного и они — пока — просты, внедрение не занимает много времени, не стоит много денег.

Шаг 5.
Дальше, конечно, хочется стартовать. Остановитесь.
Перед стартом нужно обучить выбранную роль работе в новом формате: объяснить цели, рассказать о ближайших планах, обучить работе с «задачником», составить инструкции и справочные материалы.

Обычно, люди не особо любят изменения и будут им сопротивляться. Но некоторых, наоборот, новое мотивирует. Поэтому на этом шаге одна из задач — выявить ваших «агентов изменений» (ранних последователей, евангелистов — названий много). Тех внутренних лидеров, которые будут вам помогать с пропагандой среди остальных. А вторая задача — максимально поработать с мотивацией тех, кто не так быстро привыкает к изменениям. Для этого и нужны инструкции, наставники из числа евангелистов, обучение. Не бросайте людей перед следующим шагом. Иначе изменения могут не взлететь.

Ближе к концу обучения назначается день Х.

Шаг 6.
В день Х работа выбранной роли переводится на «задачник».

С этого дня все задачи по пилотируемым процессам принимаются только через «задачник». Для удобства других подразделений на первой фазе изменений лучше оставить существующие каналы для постановки задач (почта, звонки, мессенджеры — что там у вас). Но в любом случае заносить задачи в систему управления силами выбранной роли.

Параллельно активно продвигается новый способ работы среди подразделений. Там тоже найдутся агенты изменений, поверьте. Если кто-то из них придет с запросом на «оцифровку» процесса на их стороне — поздравляю, это первый большой успех.

Продолжение следует...

www.tg-me.com/id/Про процессы и людей глазами очевидца/com.cloveri/230

607 viewsJun 20, 2022 at 11:56

Продолжение про производительность.
Предыдущие серии: начало, часть первая, часть вторая.

Итак, вы составили список процессов или жизненных ситуаций, к которым причастны нужные роли бэк-офиса. Разбили их на этапы. Теперь пришло время первых шагов по автоматизации.

Шаг 4.
Для учёта затрат на бизнес-процесс выбирается и внедряется любая система по управлению задачами/процессами. Это может быть уже привычная для компании система (Битрикс, Jira, Trello, Райда — «задачникам» «несть числа»). С вариантами поможет член вашей команды изменений, отвечающий за технику (или консультант, если раньше опыта не было). В выбранной системе настраиваются пилотные б/п, ж/с (см.Шаг 2) в самом простом виде (см. Шаг 3).

Поскольку процессов выбрано немного и они — пока — просты, внедрение не занимает много времени, не стоит много денег.

Шаг 5.
Дальше, конечно, хочется стартовать. Остановитесь.
Перед стартом нужно обучить выбранную роль работе в новом формате: объяснить цели, рассказать о ближайших планах, обучить работе с «задачником», составить инструкции и справочные материалы.

Обычно, люди не особо любят изменения и будут им сопротивляться. Но некоторых, наоборот, новое мотивирует. Поэтому на этом шаге одна из задач — выявить ваших «агентов изменений» (ранних последователей, евангелистов — названий много). Тех внутренних лидеров, которые будут вам помогать с пропагандой среди остальных. А вторая задача — максимально поработать с мотивацией тех, кто не так быстро привыкает к изменениям. Для этого и нужны инструкции, наставники из числа евангелистов, обучение. Не бросайте людей перед следующим шагом. Иначе изменения могут не взлететь.

Ближе к концу обучения назначается день Х.

Шаг 6.
В день Х работа выбранной роли переводится на «задачник».

С этого дня все задачи по пилотируемым процессам принимаются только через «задачник». Для удобства других подразделений на первой фазе изменений лучше оставить существующие каналы для постановки задач (почта, звонки, мессенджеры — что там у вас). Но в любом случае заносить задачи в систему управления силами выбранной роли.

Параллельно активно продвигается новый способ работы среди подразделений. Там тоже найдутся агенты изменений, поверьте. Если кто-то из них придет с запросом на «оцифровку» процесса на их стороне — поздравляю, это первый большой успех.

Продолжение следует...

BY Про процессы и людей глазами очевидца